La gestione del personale con le sue variabili ha un forte bisogno di un efficace software gestione del personale. Il software per la gestione del personale deve permettere la gestione automatica delle informazioni e dei dati relativi al personale come la rilevazione di presenze, assenze, ferie e permessi riducendo ampiamente i margini di errore.
Il software gestione del personale ha lo scopo, generalmente di centralizzare la richiesta delle variabili (permessi, ferie e trasferte) permettendo di conservare una documentazione al fine di permettere una valutazione del personale ed un valido controllo di gestione delle risorse umane. Ed avere della gestione del personale un vincolo di norme da rispettare.
Per la gestione del rilevamento presenze è di primissima importanza avere un tecnologia informatica che sia di estrema flessibilità d’impiego e dia un livello di elaborazioni e di controlli diversificabili e garantire la massima riservatezza dei dati nel rispetto delle leggi in vigore.
Un software gestione del personale deve offrire:
una organizzata gestione dell'anagrafica delle risorse umane;
avere sempre visibile la storia lavorativa degli orari di presenza di ogni singola risorsa;
avere il riepilogo per ogni periodo per una reale gestione del personale in forza;
avere il veloce riscontro di orari di notturno, feriale, di straordinario e di festivo che sono stati impiegati;
avere la capacità di aggiornare ed integrare in maniera semplice per adeguarlo alle necessità normative in continua evoluzione.
Inoltre un adeguato strumento di gestione del personale deve abbinare ad avanzate applicazioni di nuova generazione per la gestione completa di tutti gli aspetti relativi la gestione del personale, innovativi strumenti di comunicazione e di acquisizione dei processi sia informatici che legislativi.
Un sistema che deve rispondere pienamente alle aziende che necessitano di strumenti che favoriscono la collaborazione e lo scambio di informazioni a tutti i livelli aziendali la diffusione di conoscenza, la riconfigurabilità dei processi per rispondere all'esigenza delle organizzazioni con più unità organizzative e a quelle con crescente mobilità di personale.
Software gestione del personale deve essere ideato e realizzato per dare una risposta effettiva a precise esigenze nell'ambito aziendale e di un gruppo con più strutture dando l'opportunità, alle aziende coinvolte, di gestire, senza inutili sprechi, preferibilmente in tempo reale, tutte le operazioni relative alla gestione del personale e alla rilevazione delle presenze con tutte le variabili per una corretta gestione delle risorse umane. Il software gestione del personale deve prevedere anche la gestione delle presenze del personale utilizzando anche sistemi di rilevazione in base alle norme della legge sulla privacy e sulla sicurezza dei dati sensibili.
Vediamo i terminali rilevazione presenze come funzionano.
I prodotti terminali rilevazione presenze si devono caratterizzare per una determinata ed elevata flessibilità, la quale deve essere collegata con le norme e le esigenze aziendali, e sarebbe rilevante per l’azienda utilizzare terminali rilevazione presenze facendo riferimento a tutte le variabili (CCNL, piano di lavoro, esigenze dei vari servizi e/o settori) quindi bisogna avere dei terminali rilevazione presenze specializzati per tutte le esigenze aziendali.
Ricordiamo che dal punto di vista della gestione dipendenti e di una corretta rilevazione presenze è importante adottare una soluzione organizzativa per la gestione delle risorse umane che vada ad incidere sul grado di competitività e produttività ed un sistema informatico di rilevazione presenze che deve essere uno strumento tecnolocico-informatico fondamentale, per chi ha la cura nella gestione rilevazione presenze per operare in modo pratico e razionale nell'ambito dell'azienda e dei sui vari aspetti organizzativi.
Vediamo gli aspetti che sono prodotti dai terminali rilevazione presenze.
Innanzitutto bisogna considerare i riflessi dei sistemi di rilevazione presenze sulla tutela della privacy del personale dipendente.
Diciamo che attualmente, oltre foglio firme, al cartellino orologio e al badge magnetico, vi sono i più sofisticati sistemi di rilevazione biometrica (cioè quella tecnica di identificazione automatica o di verifica dell'identità di un soggetto (lavoratore dipendente) sulla base di caratteristiche fisiche e comportamentali; va però osservato che i sistemi biometrici di rilevazione delle presenze sono osteggiati dal Garante per la privacy.
Da parte del datore di lavoro la gestione dei terminali rilevazione presenze deve consentire di visualizzare le timbrature effettuate dai dipendenti nei terminali, conoscere in tempo reale le presenze ed assenze e fare in modo di poter gestire il cartellino presenze oltre ad avere una anagrafica dipendente la quale deve contenere cognome e nome del dipendete, numero di matricola ma anche una serie di informazioni utili ad uso statistico o logistico quali dati anagrafici, centro di costo, reparto e qualifica.
I sistemi informatici (terminali rilevazione presenze) sono strumenti computerizzati e sono composti da orologi marcatempo, controllo accessi e produzione dati e devono essere sistemi informatici in grado di gestire le presenze ed assenze in modo pratico e funzionale per identificare la storia lavorativa del personale dipendente.
