Dall’INPS le istruzioni operative, nella circolare 76/2016 l'INPS riepiloga le regole per le ispezioni sul lavoro per uniformare le procedure degli enti ora riuniti nell'Ispettorato Nazionale.
L’INPS in vista della imminente e completa operatività del nuovo Ispettorato Nazionale del Lavoro, riepiloga ed aggiorna le istruzioni operative sull’attività di vigilanza e sul procedimento ispettivo, con lo scopo di garantire uniformità di comportamento e trasparenza, nell'interesse sia dell’Istituto che dei lavoratori e delle imprese.
La circolare si sofferma sulle procedure di designazione e affidamento delle ispezioni, sulle modalità di accesso e verbalizzazione, sottolineando per gli ispettori la necessità dell'obbligo di identificarsi ed avere un atteggiamento collaborativo. Inoltre viene affermata l'opportunità di attendere ove possibile la presenza del datore di lavoro. Non è un diritto invece per l'azienda la presenza del consulente del lavoro. Si raccomanda anche la presenza di almeno due ispettori per garantire l'effetto sorpresa e un effettivo controllo della situazione dei lavoratori dell'azienda.
Riassumiamo di seguito i principali aspetti.
Organizzazione attività ispettiva
L’accertamento ispettivo è per eccellenza un accertamento effettivo che non può tradursi in una verifica di carattere puramente contabile-amministrativo. All’Ispettore spetta la valutazione di tutte le circostanze del caso concreto e delle specifiche modalità di svolgimento e di esecuzione del singolo rapporto di lavoro verificato. E’ necessario pertanto, che gli ispettori siano impiegati, salvo casi eccezionali, nella specifica attività di controlli esterni, limitandone la presenza negli uffici delle sedi allo stretto indispensabile.
Svolgendo l’attività istituzionale prevalentemente al di fuori della sede, la stessa deve essere autorizzata dal dirigente dell’Area manageriale “Vigilanza” di competenza ai fini degli adempimenti previsti dalla procedura Sap- presenza. Particolare attenzione deve essere posta alla rendicontazione dell’attività effettuata fuori sede avendo cura di riportare nella predetta procedura gli effettivi orari di lavoro prestati, validati dal dirigente dell’Area manageriale “Vigilanza” di appartenenza.
Segnalazione e Assegnazione degli accertamenti ispettivi
Vale per le ispezioni, il principio generale in virtù del quale le ispezioni vanno condotte necessariamente in coppia, nella fase di primo accesso, nonché nelle fasi successive dell’accertamento, compresa la redazione e sottoscrizione del verbale, garanzia questa sia per i verbalizzanti che per i soggetti sottoposti a verifica. In coerenza con l’indirizzo prevalentemente programmatico dell’attività ispettiva e nell’ottica di razionalizzarne l’organizzazione, la fase di assegnazione delle pratiche dovrà avvenire attraverso la formulazione, con cadenza mensile, di un “programma”, a cura del Responsabile Area manageriale “Vigilanza” o, laddove non istituita, “Controllo Flussi e Vigilanza” nel cui ambito opera la U. O. Vigilanza Ispettiva.
Potere di accertamento - Acquisizione delle dichiarazioni
Ai funzionari ispettivi compete un complesso di poteri autoritativi che comprende, oltre al potere di ispezione e di accesso da effettuarsi nei corrispondenti luoghi di lavoro secondo i modi e i tempi consentiti dalla legge, quello di accertamento consistente nell’attività di osservazione, di ricerca di notizie e prove per verificare l’esistenza dei presupposti del rapporto assicurativo, dell’obbligazione contributiva e delle prestazioni, garantendo la corretta applicazione delle norme che regolamentano la materia.
Il personale ispettivo può valutare l’opportunità di acquisire, previo consenso, le dichiarazioni dei lavoratori anche al di fuori del posto di lavoro, affinché le stesse siano esenti da condizionamenti di sorta. Durante l’acquisizione delle dichiarazioni non è ammessa la presenza del datore di lavoro o di altra persona che comunque lo rappresenti onde evitare che ciò possa influenzare la veridicità delle dichiarazioni.
Verbalizzazione ispettiva
Una volta concluse le attività di verifica espletate nel corso del primo accesso, il personale ispettivo deve predisporre e rilasciare, un apposito verbale di primo accesso al datore di lavoro o a chi ne fa le veci o, in loro assenza, ai soggetti aventi titolo a riceverlo compreso il professionista delegato. Nei casi in cui l’accertamento si riveli complesso e prolungato nel tempo il personale ispettivo formula le necessarie richieste di informazione e/o documentazione, anche in forma scritta al soggetto ispezionato o a persona appositamente delegata con l’espresso avvertimento che l’accertamento è ancora in corso. E’ con il verbale conclusivo dell’accertamento ispettivo che si procede alla constatazione di tutti gli illeciti riscontrati dagli organi di vigilanza. Tale verbale deve essere notificato entro il termine di 90 giorni dal momento in cui si è concluso l’accertamento preferibilmente consegnandola a mani del destinatario del verbale, metodo che garantisce la certezza e la determinatezza dell’adempimento. In caso di impossibilità la notifica può avvenire a mezzo Posta Elettronica Certificata, oppure con la consueta modalità di notifica per posta.
La notifica del verbale, in quanto inerente agli adempimenti conclusivi del procedimento ispettivo, è essenziale per assicurare la certezza delle situazioni giuridiche accertate nel medesimo provvedimento.
La gestione delle fasi successive alla conclusione dell’accertamento
La competenza dell’ispettore cessa con la notifica a mani o a mezzo raccomandata del verbale contenente l’addebito contributivo. Restano tuttavia ancora a suo carico degli adempimenti. In particolare, nell’eventualità in cui si contestino illeciti diffidabili, l’ispettore deve verificare l’ottemperanza alla diffida nel termine di 45 giorni (30 per la regolarizzazione della condotta e 15 per il pagamento della sanzione amministrativa in misura c.d. ridottissima) ovvero 120 giorni in presenza di lavoratori in nero ancora in forza. In caso di inadempimento ovvero di mancato pagamento nei successivi 60 giorni della sanzione in misura ridotta, l’ispettore provvederà alla predisposizione del rapporto da trasmettere alla Direzione Territoriale del Lavoro competente.
Inoltre in caso di rilevazione di ipotesi di reato perseguibili d’ufficio, il personale ispettivo dovrà provvedere a riferire in merito al Direttore di Sede, corredando il tutto con ogni documentazione costituente fonte di prova del reato. L’obbligo del rapporto giudiziario si considererà adempiuto per effetto stesso dell'informativa al Dirigente responsabile, che a sua volta dovrà riferire i fatti in questione all'Autorità Giudiziaria.
Il personale ispettivo è tenuto altresì a comunicare, nelle medesime modalità alla Guardia di Finanza i fatti che possono configurarsi come violazioni tributarie.
