L´email è un sistema di comunicazione importantissimo, permette di comunicare in tempi differiti, inviare dati e documenti. Per questo una azienda o un professionista deve avere una casella email professionale, sicura e capiente. Se per un attimo pensiamo al funzionamento aziendale e raffrontiamo l'uso dei fascicoli d'ufficio con le e-mail professionali, immediatamente avvertiamo una chiara differenziazione nelle modalità di impiego. I primi sono oggetto di una libera circolazione all'interno dell'azienda, salvo che contengano informazioni qualificate. Per le altre, invece, dovrebbe esistere un'aspettativa di riservatezza.
Poniamo una domanda quale potrebbe essere la nostra reazione se un collega leggesse le nostre e-mail professionali, senza autorizzazione? Probabilmente esiste una percezione di ingerenza. È vero che occorre distinguere tra contenuto professionale e personale, ma è altrettanto vero che un'aspettativa di riservatezza, sebbene più contenuta, esiste anche per le email aziendali. Il problema della conservazione e gestione della posta elettronica al fine della verifica dei processi decisionali interni, presuppone la soluzione del quesito dei vincoli di riservatezza da parte del datore di lavoro.
Vi sono posizioni non univoche da parte di giudici e del garante della privacy: da un lato, le pronunzie dei giudici civili si mantengono su posizioni garantiste, mentre i giudici penali scelgono orientamenti flessibili, più vicini alle esigenze datoriali. Dall'altro, i provvedimenti del garante sottolineano il principio costituzionale della segretezza della corrispondenza e gli obblighi di trasparenza nei confronti di mittenti e destinatari. L'aspettativa di riservatezza, infatti, riguarda non solo i lavoratori che trasmettono o ricevono email, ma anche gli altri interlocutori che possono essere estranei all'organizzazione aziendale.
Quindi come bisogna comportarsi?
Primo: rendere la casella di posta lavorativa non personale. Quanto maggiore è la riferibilità dell'indirizzo elettronico alla persona, tanto maggiore è l'aspettativa di riservatezza del contenuto, anche professionale, della e-mail. Un primo passo potrebbe essere nel modificare l'indirizzo email da «nome.cognome@azienda.it» in «direzione.acquisti@azienda.it» rendendolo meno personale.
Secondo: riportare un'informativa in calce che avverta della libera circolazione del testo del messaggio all'interno dell'azienda. Questo per consentire agli interlocutori di essere consapevoli dell'uso aziendale che sarà fatto della loro comunicazione.
Terzo: considerare l'assegnazione delle email personali. Occorre tener presente che il lavoratore non perde la propria dimensione per il solo fatto di entrare in azienda. La possibilità di consentire anche comunicazioni personali, entro limiti di ragionevolezza e adoperando canali trasmissivi distinti da quelli professionali (ovvero servendosi dei servizi postali disponibili in modo gratuito su internet), può facilitare la gestione lavorativa della casella postale per esigenze di lavoro.
Quarto: diffondere le regole aziendali. Il lavoratore deve essere consapevole di che cosa sia permesso e che cosa sia vietato, e deve essere informato dell'eventuale riserva dell'azienda di accedere ai contenuti delle email professionali, della possibilità di controlli sulle stesse e delle relative modalità. Occorre competenza e proporzionalità: soluzioni maldestre rischiano di fare entrare in gioco sanzioni per i controlli a distanza e violazioni della privacy.
