L'azienda potrà installare l'applicazione sullo smartphone del dipendente, che potrà optare comunque su sistemi di verifica consueti. Un'icona informerà il lavoratore che il servizio di geolocalizzazione è in funzione.
Si potrà usare una app per timbrare il cartellino di presenza, ma solo a patto di garantire la privacy del lavoratore. A dettare le regole sulla possibilità di utilizzare lo smartphone per rilevare l’orario di inizio e fine della giornata lavorativa è stato il Garante della Privacy che ha accolto la richiesta di due società (Manpower srl e Manpower Italia srl) che vorrebbero monitorare il lavoro dei dipendenti con contratto di somministrazione impiegati fuori sede.
Secondo le due società l’adozione della app permetterà di snellire le procedure relative alla gestione amministrativa del personale che opera fuori sede. Il Garante ha accolto la richiesta, in applicazione della disciplina sul “bilanciamento di interessi”, ma ha elencato una serie di paletti da rispettare: prima di tutto, le società dovranno perfezionare il sistema tenendo conto della privacy del dipendente applicando il principio di necessità. In più, secondo il Garante è necessario limitare la geolocalizzazione dei dipendenti: in particolare, verificata l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore, il sistema potrà conservare ˗solo il dato relativo alla sede di lavoro (oltre a quello sulla data e l’orario della “timbratura” virtuale), cancellando però il dato relativo alla posizione del lavoratore.
Il lavoratore, inoltre, dovrà essere avvisato di essere osservato dall’azienda: per farlo il Garante impone che la app preveda una icona sempre ben visibile sullo schermo dello smartphone del dipendente, in modo da avvertirlo che la funzione di localizzazione sia attiva. L’applicazione installata dall’azienda non potrà interagire con gli altri dati contenuti nel dispositivo di proprietà del lavoratore (ad esempio, dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica, alla navigazione in internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).
L'applicazione - progettata dalla società Peoplelink - permette al dipendente di accedere attraverso un "nome utente" e una password. Dopo l'accesso, il lavoratore o la lavoratrice vedranno una cartina sul cellulare. Su questa cartina, il puntino rosso indicherà dove il lavoratore o la lavoratrice si trovano. A questo punto - se ritiene di essere localizzata in modo preciso - questa persona segnalerà l'inizio della giornata lavorativa, come anche la fine del lavoro. In questo modo, timbrerà di fatto l'entrata e l'uscita. A quel punto, l'applicazione comunicherà il luogo dove si trova la persona ad un referente della sua azienda, che potrà verificare se si trova per davvero in ufficio. Viceversa l'app non è in grado di "tracciare" - cioè di pedinare passo passo - il dipendente mentre sta lavorando.
La scelta di introdurre un sistema di timbratura virtuale deriva dalle difficoltà che hanno le società di somministrazione lavoro di monitorare i dipendenti che sono assunti dall’agenzia ma che vengono impiegati dalle società utilizzatrici. Il contratto di somministrazione, infatti, prevede che sia l’agenzia somministratrice (parte datoriale del rapporto) a corrispondere l’intera retribuzione (e i relativi contributi previdenziali). La società utilizzatrice, poi, rimborsa l’agenzia per il costo del dipendente.
L'azienda dovrà mettere in conto che i sistemi di geolocalizzazione non sono sempre precisi. Dunque, l'applicazione dovrà essere progettata con un margine di tolleranza adeguato. Il lavoratore peraltro ha diritto a sapere - anche solo buttando l'occhio sull'applicazione - che la geolocalizzazione è attiva e in funzione. Negli archivi elettronici dell'azienda, le informazioni saranno conservate solo per il tempo strettamente necessario (non ha senso mantenere i dati, una volta accertato che il dipendente ha rispettato i suoi impegni).
Viceversa l'applicazione non potrà trattare, neanche in modo accidentale, altri dati archiviati nel dispositivo, essendo questo di proprietà del lavoratore (traffico telefonico, sms, posta elettronica, navigazione in Internet). Prima dell'avvio del nuovo sistema di accertamento delle presenze, peraltro, i dipendenti dovranno ricevere un'informativa sull'applicazione (con la tipologia dei dati trattati, le finalità e modalità del trattamento, i tempi di conservazione, la natura facoltativa della cosa, i soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, in particolare presso la Peoplelink). Le società dovranno adottare tutte le misure di sicurezza per evitare che persone non autorizzate accedano ai dati.
Le due società hanno spiegato al Garante che l'applicazione permette di risparmiare perché l'azienda non deve dotarsi di lettori fisici e cartellini. Peraltro, questi lettori sono soggetti a rompersi e queste avarie hanno creato incomprensioni tra i lavoratori, impossibilitati a timbrare, e le imprese, impossibilitate a verificare. Manpower e Manpower Italia hanno fatto riferimento anche alle "timbrature di comodo", che sono sempre in agguato soprattutto quando un dipendente è distaccato presso altre aziende.
